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働き方改革に効く!ゼロからはじめるPowerApps 第4回 そのExcelシート、Office 365なら簡単にスマホアプリにできますよ

2020年01月21日11時09分 / 提供:マイナビニュース

Excelは表計算ソフトではあるのですが、企業では業務記録や勤怠管理、質問票や顧客リストなど、日常業務のあらゆる記録簿として活用されているケースも多いのではないでしょうか。このような管理目的で作成されたExcelシートは、外出先ではPCを広げて入力作業をするよりも、スマートフォンで素早く簡単に入力できたほうが便利に思うことはありますよね。

例えば、取引先で打ち合わせをした後、その内容を移動中にスマートフォンで入力ができたら隙間時間も有効に使えますし、入力作業をするための場所を確保する手間も省けます。では、スマートフォンでExcelシートに入力をするにはどのような方法があるでしょうか。

最も簡単な方法は、Microsoftから配信されているスマートフォン用のExcelを使用する方法です。もう1つは、専用のアプリを作成する方法です。スマートフォンのアプリを作成するには高度な技術が要求されるイメージがあるかもしれませんですが、Office 365を使えばわずかなステップでオリジナルのアプリを作成できます。

専用のアプリがあると、Excelファイルを探さなくても、素早く目的のシートに追加入力することができます。そこで、今回はOffice 365でExcel専用スマホアプリを作る方法を紹介します。Office 365のプランはBusiness Essentials、Business Premium、Enterprise E1~E5のいずれかであれば、問題ありません。

最初にExcelシートを用意します。Excelシートの書式がテーブルであればそのまま使用でいます。今回用意したExcelシートは業務報告リストです。これは担当者名、記入日、顧客名とその内容のみが記録されたシンプルなリストで、これまでは作業報告の度に行を追加して記録していました。

このリストをそのままOffice 365のOneDriveに保存します。保存場所は任意で問題ありません。

次に、Office 365のホームより、Power Appsを起動します。Power Appsのアイコンが表示されていない場合は、すべてのアプリから探してみてください。Power Appsが起動したら、アプリメニューより「+新しいアプリ」をクリックして「キャンパス」を選択します。

続いて、OneDriveに保存したExcelファイルを選択します。テーブル名が表示されるので、業務報告リストのテーブル名を選択して接続ボタンを押します。

すると、アプリが自動的に作成されます。環境にもよりますが、10数秒程でアプリのベースが完成します。

自動作成されたアプリは下図な構成になっています。最初に一覧画面があり、ここにExcelシートのテーブルの内容が表示されます。一覧画面の上には検索フォームがあり、内容の検索ができます。「+」ボタンを押すと新規入力状態になり、編集画面へ移動します。一覧画面にある「>」ボタンを押すと、各データの詳細画面に移動します。内容編集するにはペンのアイコンを押します。編集画面のチェックアイコンをクリックすると保存されます。詳細画面や編集画面の各項目の順序がおかしい場合がありますが、これはドラッグ&ドロップで移動して修正することができます。

一覧表に足りないコンテンツがある場合は、挿入メニューからラベルを選択すると追加できます。ラベルの位置はドラッグ&ドロップで変更できます。ラベルの表示内容を変更するには、プロパティに表示されている「ThisItem.」の後ろを表示したい項目名に変更します。

例えば、記入日を一覧に表示したい場合は「ThisItem.記入日」とします。プロパティの入力時にはヒントが表示されます。また入力候補もリスト表示されますので、安心して設定ができるはずです。

最後に、アプリに名前をつけて保存をすれば完成です。保存場所はクラウドを選択します。修正してから保存をし直した場合は、発行ボタンが表示されます。アプリは発行をしないと修正内容は反映されないので、正式にリリースする場合は必ず発行ボタンを押して下さい。

スマートフォンで使用するには、スマートフォンでPower Appsをダウンロードします。ダウンロードしたアプリにサインインをすると、作成したアプリが一覧表示されます。後は作成したアプリをクリックすると利用できるようになります

初めてPower Appsでアプリを作成すると、その簡単さに驚かれると思います。簡単な入力アプリなら数時間程度の学習で作成できるようになると思います。

Power Appsは今回のようなデータ入力機能以外にもさまざまな機能を加えることができ、例えばカメラやGPS情報を使ったアプリも作成可能です。関数や変数を駆使すれば複雑なワークフローの要件にも対応できます。Power Appsは奥の深いアプリケーションですが、さまざまな場面で業務改革の手助けになるはずです。その魅力を少しでも多く本連載でお伝えできれば嬉しいです。

著者プロフィール

○三島正裕

1978年島根県生まれ。ディーアイエスソリューション株式会社所属。クラウドサービスを中心としたシステム提案やアプリケーション開発をする傍ら現在はマイクロソフト製品の活用事例「Office 365徹底活用コラム」を自社サイトで執筆中。

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